SISTEM UPAH DAN GAJI

I.                   PENDAHULUAN

Dalam pengembangan suatu organisasi atau perusahaan sumbangan tenaga kerja atau sumber daya manusia tidak kalah pentingnya dengan sumber daya lainnya seperti modal, investasi dan teknologi. Sebab sumber daya lainnya tidak dapat memberikan hasil guna jika tidak dikelola oleh sumber daya manusia.

Sistem manajemen sumber daya manusia merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif. Sistem penggajian merupakan fokus yang utama karena sistem penggajian merupakan salah satu komponen yang terbesar dan terpenting dalam sistem informasi akuntansi.

II.                RUMUSAN MASALAH

1.      Pengertian Gaji dan Upah?

2.      Pengertian Sistem penggajian?

III.             PEMBAHASAN

Pengertian Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.

Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.

Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini:

Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:

Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.

Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.

Sistem Penggajian dan Pengupahan

Sistem penggajian dan pengupahan merupakan salah satu sitem akuntansi yang ada dalam perusahaan dan dapat mendukung pencapaian tujuan dari perusahaan. Tentunya dengan sistem gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi. Adanya sistem ini membuat perusahaan lebih mudah dalam mengelola hal- hal yang berkaitan dengan gaji dan upah. Berikut merupakan hal-hal yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan yang terdiri dari:

1.      Informasi yang dibutuhkan manajemen

Berikut beberapa informasi yang dibutuhkan manajemen dalam sistem penggajian dan pengupahan:

·         Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.

·         Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selam periode akuntansi tertentu

·         Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selam periode akuntansi tertentu.

·         Rincian unsur biaya gaji dna upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

2.      Fungsi-Fungsi yang Terkait

Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu. Fungsi – fungsi yang terkai dengan sistem penggajian dan pengupahan adalah :

§  Fungsi kepegawaian

Fungsi kepegawaian ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Biasanya fungsi kepegawaian ini berada di bawah departemen personalia dan umum.

§  Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyeleggarakan catatan waktu hadir untuk semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatat waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah agar tidak terjadi manipulai waktu hadir karena dapat mempengaruhi penghitungan gaji dan upah.

§  Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah ini diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar yang digunakan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

§  Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya denagn pembayaran gaji dan upah karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi ini berada di tangan : bagaian utang, bagian kartu biaya, bagian jurnal.

o   Bagian utang: memegang pencatat utang yang dalam sistem penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang member otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan.

o   Bagian kartu biaya: bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam karty harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dalam kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik)

o   Bagian jurnal: bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

§  Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek untuk pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan. Namun beberapa perusahaan saat ini memberikan gaji dan upah karyawan melalui pengiriman ke rekening masing – masing karyawan. Hal ini tergantung kebijakan dari perusahaan.

Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.

3.      Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya. Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.

Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut :

·         Prosedur Pencacat Waktu Hadir

·         Prosedur Pembuatan Daftar Gaji  

·         Prosedur Distribusi Biaya Gaji

·         Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

·         Prosedur Pembayaran Gaji

Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut :

·         Prosedur Pencacat Waktu Hadir

·         Prosedur Pencacat Waktu Kerja

·         Prosedur Pembuatan Daftar Upah

·         Prosedur Distribusi Biaya Upah

·         Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

·         Prosedur Pembayaran Upah

a)      Prosedur Pencacat Waktu Hadir (Clock Card)

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir dari karyawan dan diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu hadir dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Cara yang lebih modern lagi menggunakan finger scan (scan jari tangan). Pencatat waktu hadir ini dapat menggunakan daftar hadir biasa yaitu dengan cara karyawan menandatangani daftar hadir setiap hadir dan pulang kerja, selain itu juga dapat menggunakan mesin otomatis pencacat waktu hadir. Pencacat waktu hadir ini merupakan komponen dalam menghitung gaji dan upah yang diterima oleh karyawan. Pencatat waktu hadir ini juga digunakan  untuk mengetahui apakah karyawan bekerja dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan jumlah gaji dan lembur yang diterima.

b)      Prosedur Pencatatan Waktu Kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi upah karyawan kepada produk. Wktu kerja ini digunakan sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk ayng diproduksi.

c)      Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah berdasarkan surat keputusan menegnai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, daftar hadir kerja. Jika karyawan  memiliki gaji yang melebihi penghasilan tidak kena pajak maka akan dihitung PPh 21 atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan yang kemudian potongan ini akan dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.

d)     Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah

Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen – departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.

e)      Pembayaran Gaji dan Upah

Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan dimana fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek sebagai pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan karyawan atau mengirimkan gaji dan upah lewat rekening karyawan.

4.      Dokumen yang Digunakan

Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.

Berikut dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

Ø  Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dari dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

Ø  Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setia karyawan di perusahaan. Catatan daftar hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang didisi melalui finger scan (mesin pencatat waktu)

Ø  Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.

Ø  Daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini memuat informasi mengenai jumlah gaji dan upah bruto setiap kayawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.

Ø  Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasar daftra gaji dan upah. Perusahaan yang mendasarkan pesanan, rekap daftar gaji dna upah digunakan untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya.

Ø  Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima karyawan beserta potongan yang menjadi bebannya.

Ø  Amplop gaji dan upah

Amplop ini digunakan sebagai alat untuk memberikan gaji dan upah kepada karyawan dimana di bagian sampul terdapat informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji yang diterima. Jika distribusi gaji dilakukan melalui rekening karyawan maka tidak diperlukan amplop gaji dan upah namun akan diberikan rincian gaji dan upah kepada karyawan sebesar yang diperolehnya.

Ø  Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran sejumlah uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah.

5.      Catatan Akuntansi yang Digunakan

Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan ini adalah :

1)      Jurnal Umum

Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja langsung ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2)      Kartu Harga Pokok Produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3)      Kartu Biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

4)      Kartu penghasilan karyawan

Kartu penghasilan karyawan digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Kartu ini juga sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan cara membubuhkan tanatangan. Setiap kayawan hanya mengetahui jumlah gaji dan upah yang diperolehnya sendiri. Dengan demikian kerahasiaan penghasilan karyawan lain akan terjaga.

6.      Unsur Pengendalian Intern

Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.

Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut. Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Berikut unsur pokok sistem pengendalian intern yaitu:

·         Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

·         Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

·         Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

·         Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

IV.             KESIMPULAN

Gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.

Sistem penggajian dan pengupahan merupakan salah satu sitem akuntansi yang ada dalam perusahaan dan dapat mendukung pencapaian tujuan dari perusahaan. Tentunya dengan sistem gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.

V.                PENUTUP

Demikianlah makalah ini kami buat, semoga dapat bermanfaaat bagi kita semua. Apabila ada kesalahan dari segi isi maupun dalam penulisan, itu merupakan kelemahan dan kekurangan kami. Kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan untuk penulisan tugas makalah-makalah kami selanjutnya.